Có những lúc nhìn lại, bạn nhận ra rằng, có những người thậm chí không làm gì cả, nhưng những gì họ đạt được luôn được ngợi ca. Vậy họ là ai? Bằng cách nào họ làm được như vậy? Hãy hỏi họ và bạn sẽ nhận được một câu trả lời rất đơn giản hãy học cách quản lý thời gian.
Frederic LeCharron – chuyên gia tư vấn phần mềm và giải pháp tài chính cho các nhà lãnh đạo trên toàn cầu đã đưa ra một cách quản lý thời gian hết sức thú vị. Nghệ thuật đích thực của việc quản lý thời gian chính là việc KHÔNG làm gì cả. Nghe có vẻ hoang đường, nhưng sự thật là như vậy.
Điên cuồng. Đó là từ mà bạn có thể nghe được nếu bạn giành một ngày với tôi và hỏi những đồng nghiệp của tôi xem họ nghĩ gì về kế hoạch, lịch trình của họ. Chúng tôi luôn đề cao những người thực hiện và những người khuấy động, luôn ngợị ca sự thẳng thắn và những kế hoạch được định hướng rõ ràng. Tuy nhiên, hầu hết mọi người vẫn dành phần lớn thời gian của họ tại văn phòng, công sở và khi đã quá mệt mỏi, cái nhìn của họ trở nên kém tích cực, không chủ động và kết quả là họ sẽ phải thú nhận rằng mình không thể bắt kịp công việc được nữa.
Tuy nhiên, tôi cũng phải thú nhận một điều về bản thân mình: tôi có thể bắt kịp mọi việc. Tôi có nhiều thời gian rảnh rỗi hơn bất cứ ai. Sự thật là tôi là một người làm việc ít nhất trong văn phòng và thật là nghịch lý khi hiệu quả công việc tôi đạt được luôn tốt nhất có thể.
Vậy, bí quyết của tôi là gì?
Một trong những sở thích của tôi là luôn luôn thúc giục bản thân học hỏi. Một ngày, tôi tự hỏi bản thân mình rằng: Cách nhanh nhất để học một điều gì đó là gì? Và câu trả lời là KHÔNG học gì cả.
Đầu tiên, tôi nghĩ rằng đó là một câu trả lời rất hay về mặt lý thuyết nhưng chẳng có một chút ứng dụng nào vào thực tế. Một vài tháng trôi qua, tôi chịu trách nhiệm một dự án IT lớn. Áp lực công việc đến từ mọi phía (khách hàng, giám đốc, chuyên viên thiết kế…). Có quá nhiều việc phải “LÀM”, và một cách khách quan để nói thì không có cách nào để mọi thứ được làm, thậm chí làm 24 giờ một ngày và 7 ngày một tuần.
Thực sự là tôi đang trong một tình huống “vĩ đại”, bởi vì thực sự không còn cách nào để làm một điều gì đó nên bạn bị buộc không làm nó nữa. Và một điều kì diệu đã xảy ra. Bạn nghĩ bạn phải làm một nhiệm vụ nào đó, bạn không làm. Và bạn vẫn tồn tại. Bạn nhận thấy sự cần thiết của nhiệm vụ này chỉ đơn giản là một sự ảo tưởng. Sau đó bạn tự hỏi liệu điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không thực hiện nhiệm vụ tiếp theo. Một lần nữa, bạn chỉ thấy sự tưởng tượng. Nhanh chóng bạn tự hỏi làm thế nào để thành công trong việc giành quá nhiều công sức vào những việc không mấy quan trọng. Và bạn lại thưởng thức khoảng thời gian rảnh rỗi của mình.
Chỉ làm những việc thực sự cần thiết thì tốt hơn là làm đủ mọi việc (khi đó bạn cần phải làm tốt hơn những người khác hoặc ít nhất thì bạn cũng được người khác đánh giá như vậy, và điều đó nằm ngoài nội dung của bài báo này).
Sau đây là những câu hỏi quan trọng bạn cần sử dụng:
Trước khi làm một điều gì đó, hãy hỏi chính bạn xem điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không làm nó. Nếu bạn có thể tồn tại với những hậu quả đó, thì đừng làm nó. Một thực tế bạn cần hiểu đó là bạn có thể tồn tại với những hậu quả nhiều hơn những cái hiện tại bạn đang nghĩ. Thực sự có rất ít thứ bạn nhất thiết phải làm trong cuộc sống.
Nếu có một điều gì đó thực sự cần xảy ra thì câu hỏi thứ hai là “Ai có thể thay thế tôi làm việc đó?” Và những câu hỏi đi liền với nó là “Người này có thể tin tưởng được không?”, “Có cần thiết để có một cuộn băng ghi lại chính xác hiệu quả công việc hay để kiểm tra công việc của anh ta không?”
Nếu không ai có thể thực hiện nhiện vụ đó, thì câu hỏi tiếp theo là “Cách tốt nhất để tôi có thê làm là gì?”, “Nó phải chính xác như thế nào để gọi là đủ?” và câu hỏi quan trọng nhất là “Làm thế nào tôi có thể điều khiển được sự kì vọng của những người khác?”, “Làm thế nào tôi có thể được công nhận như mình vừa hoàn thành xuất sắc nhiệm vụ?”
Có rất nhiều sức mạnh trong những câu hỏi này. Hãy đặt ra những câu hỏi như vậy khi làm mọi việc cho đến khi việc áp dụng nó trở thành môt thói quen.
Những người cầu toàn (bản thân tôi cũng đã từng như vậy) sẽ có một khoảng thời gian khó khăn với vấn đề này. Cho đến khi họ có thể nhìn thấy những lợi ích nó đem lại trong cuộc sống của họ. Hãy tin vào tôi. Không có cảm giác nào giống cái cảm giác của việc chẳng làm gì cả và được ngợi ca về chính điều đó!
Các
kỹ năng quản lý thời gian
Chúng ta ai cũng muốn thành
đạt, ai cũng muốn nhiều tiền... nhất là các bạn trẻ. Nhưng để thành đạt được
chúng ta cần phải có nhiều yếu tố. Nhiều người đổ lỗi là do mình không may mắn,
không có vốn. Chúng ta còn được tạo hóa ban cho một tài sản quý báu hơn, đó
chính là vàng - thời gian... Ai cũng cũng có cùng một tài sản như nhau là 1440
phút/ngày. Nhưng cách chúng ta sử dụng tài sản đó như thế nào lại tạo nên sự
khác biệt rất lớn giữa người thành đạt và kẻ thất bại. Thời gian là vàng, chúng
ta nên dùng số vàng như thế nào để tạo ra cho chúng ta nhiều vàng
nhất theo nghĩa đen của nó. Tại sao chúng ta sử dụng đồng tiền của mình rất tiết kiệm những chúng ta lại không sử dụng thời gian như vậy. Chúng ta phải sử dụng chi ly từng phút một. Hãy sử dụng thời gian một cách tiết kiệm nhất và tối ưu nhất. Chúng ta luôn nghĩ sao cho tối ưu trong việc tiêu tiền, nhưg thời gian thì không. Chúng ta lãng phí thời gian của mình như vậy thì hỏi còn đâu thời gian để học tập và làm những việc quan trọng??? Sai lầm lớn nhất của họ là nghĩ rằng mình có đủ thời gian để làm những việc gọi là quan trọng. Nhưng cứ làm việc theo kiểu “đánh trống bỏ dùi”, “buông quăng bỏ vãi” như thế thì chẳng có việc gì chúng ta làm đạt được kết quả.
Vì vậy chúng ta phải có một kế hoạch để thực hiện và thay đổi thói quen đó bây giời cũng chưa muộn:
1. Liệt kê các công việc vào buổi sáng hằng ngày.
Liệt kê các công việc cần làm trong ngày ra một tờ giấy hoặc trên máy vi tính cũng được. Lưu ý chỉ cần liệt kê ra và chưa vội sắp xếp vội vì nếu như thế thì chúng sẽ rất bị rối trong việc nên làm việc gì và không nên làm việc gì. Não chúng ta không thể làm một lúc nhiều việc được.
2. Xác định ưu tiên.
Sắp xếp thời gian mỗi ngày để giải quyết các công việc ưu tiên và cũng cần linh hoạt dành đủ thời gian cho những việc bất ngờ xảy ra. Hãy học cách nói “không” với những việc không phải là ưu tiên.
3. Xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc.
Chúng ta nên xác định khoảng thời gian cho mỗi công việc và thời gian bắt đầu, kết thúc. Và một điều rất quan trọng là các bạn sẽ thắc mắc là trong khi thực hiện công việc này lại bị công việc khác quan trọng hơn xen vào thì làm thế nào? Theo nghiên cứu chúng ta nên trừ khoảng thời gian 20% để dự phòng. Đừng quên những việc nhỏ, nhưng tập trung chúng lại. Chớ để cho các việc nhỏ trôi đi, tốt nhất là dành 30 phút mỗi ngày cho các công việc này. Nhưng đừng để phải mất công nhiều lần chạy đi chạy lại ra máy photocopy, và dành các cuộc điện thoại để một lần nhấc máy gọi luôn thể. Hãy tách thời gian ra những khoảng thời gian nhỏ để tận dụng tối đa nó.
4. Tập cho mình tính kỷ luật, và thói quen.
Cuối cùng chúng nên tập cho mình thói quen làm việc chăm chỉ và có kế hoạch trước đó chính là dấu hiệu của người thành đạt!
Theo Theladders.com
Không có nhận xét nào:
Đăng nhận xét